29.05.18 - Оплата по скану договора. Безопасно и законно ли?!

К сожалению, в современном мире времени катастрофически не хватает, поэтому очень часто компании заключают договоры, обмениваясь сканами подписанных документов. 

Давайте разберемся, когда так можно делать, а когда не стоит.


Что говорит закон 

Гражданский кодекс нам говорит, что все сделки должны заключать в письменной форме, то есть путем составление документы и его подписания. К сожалению, на словах договориться нельзя.

При этом закон не запрещает нам заключать договоры, обмениваясь письмами, в том числе электронными документами, с одним лишь ограничением:

  • Должна быть возможность установить, что документы был направлен одной из сторон договора. Например: Компания ООО «Дельта» отправила подписанный скан договора компании «Плюс» по электронной почте. Если возникнет спор, и компания ООО «Дельта» будет оспаривать договор, то ООО «Плюс» должна доказать, что почта принадлежит компании ООО «Дельта».

Однако есть исключения, когда все сделки требуют исключительно письменной формы:

  • Сделка подлежит нотариальному удостоверению (например: Завещание)
  • Сделка требует государственной регистрации (например: Покупка недвижимости)

Для остальных сделок не требуется, что руководитель ехал в другой город, подписывал договор. Достаточно подписать, отсканировать и направить второй стороне.

Как правильно обменивать документами


Компании могу долго работать путем обмена договорами по электронной почте, платить по счетам, отгружать товары или  выполнять работы. Законно таких документов будет проверять только тогда, когда возникнет спор, и стороны передадут его на рассмотрение в суд.

Лучше не ждать когда наступит судебное разбирательство и заранее позаботиться о законности документов.

Существует 2 способа:

  1. Электронная цифровая подпись. Тут должно быть все понятно, компания оформляет электронную цифровую подпись и подписывает ей все документы.
  2. Прописать в самом договоре, что электронная версия документа равнозначна бумажной версии.

Во втором случае мы рекомендуем:

  • В тексте договора (или счет договора) прописать, что электронные версии документов равны бумажным. Пример формулировки: «Стороны договорились, что допускают обмен экземплярами настоящего договора, приложениями к нему, актами, уведомлениями и другими юридически значимыми для сторон уведомлениями по адресам электронной почты, известные Сторонам на момент заключения настоящего договора и/или ставшие им известными в ходе его исполнения. Переписка по электронной почте имеет силу простой электронной подписи и равнозначна бумажным документам с личными подписями Сторон»
  • В текст договора (или счет договора) указать, что стороны обеспечивают конфиденциальность доступов к электронной почте. Пример формулировки: «Каждая сторона принимает на себя обязательство сохранять конфиденциальность доступов к электронной почте (логин и пароль) и не передавать их третьим лицам» 
  • Обозначить в договоре электронные почты Сторон: Пример: «Уполномоченные представители Стороны 1: ФИО, телефон, адрес электронной почты. Уполномоченные представители Стороны 2: ФИО, телефон, адрес электронной почты»
    В таком порядке рекомендуем уполномочить всех представителей Сторон, например: Руководителя, менеджера, ответственного за приемку товара или работы и так далее.
  • В тексте электронного письма обязательно указывать реквизиты направляемых документов. Например: Во вложении направляю Вам подписанный скан договора № 01-2018 от 01.01.2018 между ООО «Дельта» и ООО «Плюс» на поставку электротоваров.

С какой почты лучше обмениваться документами


Обмениваться документами лучше с почты, которая зарегистрирована на доменное имя компании, например: @lextep.ru. В этом случае, компания заключает договор с продавцом доменных имен и тогда понятно, что все, кто пишет с указанного адреса, являются сотрудниками компании.

Важно, чтобы вся переписка велась не только с доменного имени компании, но и от имени уполномоченного человека. Если в договор не внесли уполномоченное лицо, можно попросить выслать с почтового адреса директора скан доверенности на нового сотрудника, который уполномочен вести электронную переписку по договору и подписывать необходимые документы.

В противном случае, есть риск, что договор могут признать незаключенным.

Как быть, если в договоре нет условия об обмене документами по электронной почте

Такое бывает, что договор уже заключен, например, является рамочным, но в договоре нет условия об обмене документами по электронной почте. В таком случае есть два выхода:

  1. Заключить дополнительное соглашение к договору о внесении соответствующих условий.
  2. Согласно гражданскому кодексу, если сторона приняла исполнение по договору, например, подписала товарную накладную или оплатили счет, то она не может оспаривать договор на предмет его незаключенности.
  3. Если стороны ранее работали по сканам договоров, то, скорее всего, суд встанет на сторону потерпевшей стороны и не признает договор незаключенным.

Подведем итоги

Работать по скан версия договоров можно, но с соблюдением следующих условий:

  1. В договоре должно быть условие о возможности обмена документами по электронной почте;
  2. В договоре должны быть зафиксированы электронные адреса компаний;
  3. Сотрудники, ведущие переписку по электронной почте, должны быть уполномочены;
  4. В тексте письма обязательно указывать реквизиты направляемого документа;
  5. Доменный адрес желательно должен принадлежать компании.
Работает на: Amiro CMS