07.06.18 - Что нужно, чтобы получить долг

Если клиент не оплачивает выполненные работы, оказанные услуги или не тянет с оплатой за отгруженные товары, нужны документы: гарантийное письмо, соглашение о рассрочке или досудебная претензия. Рассказываем, что это за документы и зачем они нужны.

Представьте ситуацию: Клиент заказал электротехнику, поставщик привез, отдал, а деньги не получил. Клиент говорит: «Денег нет, когда будут не известно». И вот поставщик оказался в неприятном положении.

Беда в том, что такие компании будут всегда, оградить себя на 100% от них невозможно, зато можно подстраховаться.

Зачем нужны документы

Любые договоренности с Клиентами нужно фиксировать на бумаге, не оформил все в договоре, значит, не договорился.

В случае с долгом, документы выполняют 2 задачи: 

  • показывают, что компания серьезно намерена получить деньги с должника;
  • страхуют на случай судебного разбирательства.

С серьезностью все просто: если директор компании пообещал по телефону заплатить в течение 3 дней после отгрузки – это ничего не значит.

Со страховкой для суда, тоже все просто: доказать в суде, что клиент должен денег и что обещал оплатить в течение 3 дней, без документов будет крайне сложно.

Требования к документам

Итак, если у компании есть клиент, которые должен денег, то из документов пригодятся:

  • Гарантийное письмо;
  • Соглашение о рассрочке;
  • Досудебная претензия.

На всех документах должна быть подпись и печать должника. Это может быть подпись генерального директора, а может подпись сотрудника компании. НО – если документы подписывает сотрудник должника, необходима будет еще доверенность за подписью генерального директора, согласно которой сотрудник имеет право подписывать гарантийное письмо, акт  сверки, соглашение о рассрочке и другие документы.

Если в доверенность не прописано, какие документы сотрудник должника имеет право подписывать – это ненадежная доверенность, и в суде может возникнуть спор о подписи документов неуполномоченным лицом и тогда директор в суде заявит: «Сотрудник не вправе был гарантировать оплату и подписывать гарантийное письмо».

К документам нужно собрать доказательства, откуда взялся долг. Это могут быть – договор поставки, акт приема-передачи, универсальный передаточный документы, товарная накладная и другие первичные документы, которые подтверждают наличие задолженности. Без таких документов, будет сложно получить положенные деньги.

Гарантийное письмо


Гарантийное письмо – это обещание должника выполнить свои обязательства и оплатить задолженность.

Такое письмо можно использовать, когда должник просрочил платеж, но не оспаривает свой долг.

В законе нет требований к форме такого письма. Но, как и со всеми документами, чем подробнее оно будет написано, тем больше шансов, это оно не будет просто бумажкой и может быть доказательством в суде.

И вот, что стоит написать в гарантийном письме:

Кто обещает:
ООО «Рога и копыта»
Суть обещания:
гарантирует оплату за электротехнику, поставленную компанией ООО «Свет», по договору поставки № 1 от 01.01.2018
Сумма долга:
в размере 1 000 000 (один миллион) рублей
Тип оплаты:
единовременным платежом на расчетный счет
Кому обещает:
ООО «Свет»
Срок оплаты:
до «20» июня 2018 года
Причина составления письма:Задержка оплаты. ООО «Рога и копыта» признает долг перед ООО «Свет» по договору поставки № 1 от 01.01.2018 в размере 1 000 000 (один миллион) рублей. Первоначальная дата оплаты: 01.06.2018 года.

Лучше, чтобы такое письмо было получено в оригинале – курьером или по Почте России, так как в случае судебного спора, суд может не признать в качестве доказательства скан документа.

Чтобы было проще составить гарантийное письмо, у нас для вас есть готовый шаблон. Шаблон можно скачать и заполнить под себя.

Соглашение о рассрочке

Соглашение о рассрочке – это разрешение должнику платить по частям. Рассрочка подходит, если должник готов оплачивать долг частями, например по 250 000 рублей каждый месяц.

В законе нет требование к соглашению о рассрочке, но на такое соглашению распространяются правила для договора. У договора должны быть существенные условия, иначе такой документ считается незаключенным.

Вот, что обязательно нужно прописать в соглашение о рассрочке:

Между кем заключается:
ООО «Рога и копыта» с ООО «Свет»
Предмет соглашения:
Договорились о рассрочке платежей за поставку электротехники, поставленную компанией ООО «Свет», по договору поставки № 1 от 01.01.2018
Сумма долга:
Общая сума долга 1 000 000 (один миллион) рублей
График оплаты:
Ежемесячный платеж в размере 250 000 (двести пятьдесят тысяч) рублей до десятого числа каждого месяца
Срок погашения долга:Общую сумму долга ООО «Рога и копыта» обязуется погасить в срок до «10» сентября 2018 года

Чтобы было проще составить соглашение о рассрочке, у нас для вас есть готовый шаблон. Шаблон можно скачать и заполнить под себя.

Досудебная претензия


Досудебная претензия – это требование выплатить долг.

Если должник отказывает платить, можно подавать в суд. Но прежде нужно направить должнику официальную претензию, иначе исковое заявление суд не примет к рассмотрению. По закону нельзя подавать в суд, если не была принята попытка решить вопрос до суда.

Решить вопрос до суда – значит направить должнику досудебную претензию.

По закону на решение спора до суда отводится 30 дней, если в договоре не предусмотрен другой срок.

В законе нет требований к оформлению досудебной претензии.

Чтобы претензия была полезна в суде, мы рекомендуем включить следующие пункты:

  • Кому претензия, с указанием наименования и адреса;
  • От кого претензия, с указанием наименования и адреса;
  • В чем суть претензии;
  • Описание ситуации – описать сложившуюся ситуацию со ссылкой на документы;
  • Требование – написать суть требований (Например – оплатить в срок до …);
  • Статус письма и предупреждение о судебном разбирательстве. Указать, что это досудебная претензия, и в случае ее неисполнения, обратитесь в суд.
  • Приложить документы подтверждающие требование.

Претензию нужно оформить в 2 экземплярах, один вручить под роспись должнику, либо направить Почтой России с уведомлением о вручении и описью вложения.

Для претензии у нас тоже есть шаблон.

Можно подсмотреть формулировки или использовать полностью.

Подведем итоги

Если клиент не оплачивает выполненные работы, оказанные услуги или не тянет с оплатой за отгруженные товары, нужны документы: гарантийное письмо, соглашение о рассрочке или досудебная претензия.

  1. Гарантийное письмо – это обещание должника выполнить свои обязательства и оплатить задолженность. Такое письмо можно использовать, когда должник просрочил платеж, но не оспаривает свой долг.
  2. Соглашение о рассрочке – это разрешение должнику платить по частям. Рассрочка подходит, если должник готов оплачивать долг частями, например по 100 000 рублей каждый месяц.
  3. Досудебная претензия – это требование выплатить долг. Если должник отказывает платить, можно подавать в суд. Но прежде нужно направить должнику официальную претензию.
  4. Все документы выполняют 2 задачи: показывают, что компания серьезно намерена получить деньги с должника, и страхуют на случай судебного разбирательства.
  5. На всех документах должна быть подпись и печать должника.
  6. К документам нужно собрать доказательства, откуда взялся долг.
Работает на: Amiro CMS